La decisión entre reclutamiento interno y agencia no se resuelve con una regla general. Depende del tipo de puesto, del volumen de vacantes, de la carga que ya tiene el área de recursos humanos y de qué tan urgente sea cubrir el hueco en la operación.
En este artículo revisamos qué hace cada opción, con qué criterios se comparan y en qué casos conviene combinarlas.
Qué hace el reclutamiento interno
Cuando la búsqueda se trabaja dentro de la empresa, el área de recursos humanos se encarga de todo el recorrido:
- Define el perfil del puesto con el área que lo solicita.
- Publica la vacante y recibe las postulaciones.
- Revisa currículums y hace el primer filtro.
- Coordina las entrevistas con los responsables del área.
- Decide y cierra la contratación.
La ventaja está en el conocimiento: quien recluta conoce la planta, los turnos, el equipo y la cultura. El costo vive dentro de la nómina y el trabajo compite con el resto de las tareas del área.
Qué hace una agencia de reclutamiento
Cuando la búsqueda se encarga a una agencia, el trabajo se concentra en un proceso acotado:
- Se define el perfil con la empresa.
- Se busca a los candidatos en el mercado.
- Se filtran por habilidades y actitud.
- Se presentan candidatos ya filtrados para que la empresa los entreviste.
El alcance de la entrega depende del nivel del puesto. En puestos operativos se presentan candidatos filtrados, sin un número fijo, para que el área correspondiente los revise a detalle y los entreviste. En puestos de mayor nivel se prepara una terna de tres candidatos listos para entrevistar; si la terna no convence, se conversa con la empresa para entender qué busca y se presenta otra.
En todos los casos la empresa conserva la decisión final: la agencia no contrata, presenta candidatos revisados para que el área correspondiente elija.
Criterios para decidir entre reclutamiento interno y agencia
Estos son los puntos que conviene poner sobre la mesa antes de elegir:
- Volumen de vacantes. Una vacante aislada y un programa de diez puestos al mes no se atienden igual.
- Especialidad del perfil. Los perfiles operativos, técnicos y de supervisión piden búsquedas distintas.
- Carga actual del equipo. Si el área ya está saturada con otras tareas, la búsqueda se retrasa.
- Urgencia de la operación. Un puesto clave vacío presiona al resto del equipo.
- Confidencialidad. Hay vacantes que conviene trabajar sin publicarlas de forma abierta.
- Repetición del puesto. Los puestos que se cubren seguido se pueden estandarizar.
Traducido a situaciones concretas, el criterio se lee así:
- Una vacante al año con muchos candidatos suele resolverse de forma interna, porque el equipo alcanza y conoce el puesto.
- Cinco o más vacantes abiertas al mismo tiempo piden apoyo externo, porque la búsqueda y el filtro se trabajan en paralelo.
- Un perfil técnico escaso en el mercado requiere salir del círculo habitual de candidatos.
- Una vacante reservada que no se puede publicar se trabaja sin exponer el puesto.
- Los puestos que se cubren cada mes admiten cualquiera de las dos vías, o una combinación.
- Un área de recursos humanos saturada se libera de la primera etapa cuando la búsqueda y el filtro quedan del lado externo.
Esta lectura orienta, no obliga. Hay empresas que mantienen el primer contacto de forma interna y encargan a una agencia la búsqueda y el filtro.
Cuándo suele convenir cada una
El trabajo interno suele convenir cuando hay una persona dedicada al reclutamiento y vacantes recurrentes, cuando el volumen de candidatos es constante y el equipo alcanza a revisarlos, cuando la empresa quiere mantener el primer contacto con cada candidato y cuando el perfil es conocido y se cubre con frecuencia.
Una agencia suele convenir cuando el perfil es especializado o escaso en el mercado, cuando el área de recursos humanos está saturada y la vacante sigue abierta, cuando se van a abrir varias vacantes al mismo tiempo y cuando conviene una revisión externa del filtro, con el mismo criterio para todos los candidatos.
Ninguna de las dos opciones es permanente: la decisión se puede revisar cuando cambia la carga del área o el tipo de puestos que se abren.
Cómo se combinan las dos
Lo más común es que las dos convivan:
- El área de recursos humanos conserva la relación con el área solicitante, la cultura y la decisión final.
- La agencia aporta la búsqueda y el filtro, y presenta candidatos ya revisados.
- El perfil se define una vez y se usa para las dos vías.
- El registro de la búsqueda se conserva para la siguiente vacante del mismo puesto.
En Innovación Capital Humano el trabajo se describe así: entendemos su necesidad, lo que busca y su operación, definimos el perfil con su empresa, buscamos candidatos, los filtramos por habilidades y actitud y le presentamos candidatos idóneos. La carga operativa de la búsqueda y del filtro queda de nuestro lado, para que su equipo se enfoque en lo estratégico y en la decisión final. No prometemos tiempos de cobertura ni resultados: el trabajo es el proceso.
Qué conviene tener documentado
Para que la decisión entre interno y agencia se pueda revisar más adelante, ayuda tener por escrito el perfil del puesto con funciones y requisitos, los criterios de filtro que se aplicaron, los candidatos que avanzaron y con qué resultado, las fechas en las que se movió cada etapa de la búsqueda y lo que quedó pendiente para la siguiente vacante.
Con ese registro, la próxima búsqueda del mismo puesto empieza más rápido. Hay más criterios de proceso en el blog de Innovación Capital Humano.
Preguntas frecuentes
¿Una agencia sustituye al área de recursos humanos? No. La agencia trabaja la búsqueda y el filtro; la empresa conserva la decisión y la relación con el candidato.
¿Se puede empezar con una sola vacante? Sí. La decisión se puede tomar por búsqueda y revisar después si conviene mantener la vía interna.
¿Quién define el perfil cuando se trabaja con una agencia? El perfil se define con la empresa, porque nadie conoce mejor el puesto y el turno que quien lo va a supervisar.
Si su empresa tiene una vacante abierta, cuéntenos el perfil que necesita en innovacionch.com.mx o por WhatsApp al 81 3405 7624. Atendemos empresas de todo el país y de distintos giros. Quedamos a sus órdenes.